Adjoint·e administratif·-tive et agent·e de gestion des dossiers de circonscription

Job Description

Aperçu du poste

Bureau du député Evan Solomon (Toronto‑Centre)

L’adjoint·e administratif·-tive et agent·e de gestion des dossiers de circonscription relève du directeur ou de la directrice de circonscription et apporte un soutien administratif et en gestion des dossiers de circonscription au bureau de circonscription de Toronto-Centre. Environ 60 % de ses tâches sont consacrées à la gestion des dossiers de circonscription et 40 %, au soutien administratif. Il s’agit d’un poste essentiel pour garantir la prestation de services de grande qualité aux citoyen·nes et le fonctionnement efficace du bureau du député.

Environnement de travail

Les fonctions du poste sont exercées sur place à temps plein, cinq jours sur cinq, au bureau de circonscription situé au 409, rue Parliament. Des déplacements sont parfois nécessaires. La personne titulaire du poste peut être appelée à travailler de longues heures et certains soirs et week-ends.

Principales responsabilités

Gestion des dossiers de circonscription (60 %)

• Agir comme personne-ressource principale auprès des citoyen·nes pour toutes les questions et tous les nouveaux dossiers (immigration, Agence du revenu du Canada, Sécurité de la vieillesse, etc.) et fournir des renseignements, des conseils et du soutien en personne, par téléphone et par écrit.
• Communiquer avec les ministères et organismes gouvernementaux au nom des citoyen·nes afin de recueillir de l’information, faire un suivi sur les programmes nationaux et demander le règlement de dossiers particuliers, en veillant à fournir des mises à jour et des communications en temps opportun tout au long du processus.
• Gérer tous les dossiers avec tact et discrétion en prêtant attention aux délais et en maintenant un niveau élevé de service et de professionnalisme.
• Mettre en place et tenir à jour des systèmes efficaces pour faire le suivi des demandes des citoyen·nes, surveiller les progrès accomplis et gérer la distribution des dossiers au bureau.
• Répondre aux courriels, aux lettres et aux appels téléphoniques des citoyen·nes concernant les dossiers de façon claire, respectueuse et rapide.

Soutien administratif (40 %)

• Filtrer les appels téléphoniques et les demandes de renseignement générales, diriger les demandeur·-euses vers la bonne personne et prendre des messages détaillés.
• Faire la révision et la mise en page de la correspondance, des rapports, des notes de service, des présentations et des autres documents pour en vérifier l’exactitude, la cohérence et la conformité aux normes de la Chambre des communes.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel au député et au personnel de son bureau pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.
• Soutenir les activités de rayonnement, les événements et les projets spéciaux qui rehaussent l’efficacité du bureau.
• Sur demande, remplir d’autres tâches connexes, comme la saisie de données.

Qualifications

• Très bonne organisation et efficacité, jugement sûr et aptitude à gérer de façon autonome plusieurs priorités aux délais serrés dans un environnement dynamique et exigeant.
• Capacités éprouvées d’analyse et de résolution de problèmes, et capacité de traiter les questions délicates et confidentielles avec tact, discrétion et diplomatie.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Excellente maîtrise d’outils technologiques comme la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et les plateformes de gestion des relations avec la clientèle.
• Expérience de la gestion de dossiers de circonscription et du soutien administratif dans un environnement de bureau politique ou professionnel.
• La connaissance du système parlementaire canadien et des programmes du gouvernement fédéral est un atout.

Études

Diplôme d’études postsecondaires d’un établissement d’enseignement reconnu OU combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience pertinente.

Conditions d’emploi

La personne titulaire du poste est assujettie aux politiques et aux conditions d’emploi de la Chambre des communes.

Pour postuler

Veuillez envoyer votre CV par courriel à evan.solomon@parl.gc.ca. Dans la ligne d’objet, veuillez mettre « Adjoint·e administratif·-tive et agent·e de gestion des dossiers de circonscription ».

La candidature de toutes les personnes intéressées sera examinée; toutefois, nous communiquerons seulement avec les candidat·es qui seront retenu·es pour une entrevue.