Groupe Crédit Agricole
Job Title: Executive Assistant
Summary of the position:
Credit Agricole CIB Canada is looking for a dynamic candidate to be the Executive Assistant to the Canada Management Team.
Credit Agricole CIB Canada (“CACIB Canada”) is part of the Credit Agricole Group, a world leading financial institution.
CACIB Canada has a senior commercial team of about 20 employees based in Montreal and Toronto working with our international network and product lines to support large Canadian clients in their international development. CACIB Canada hosts an IT & Operation platform including over 200 employees and consultants supporting the back-office operations of the Americas.
CACIB Canada Management Team is composed of 10 senior executives from Commercial, Finance, HR, Legal, IT and Operations
In this role the Executive Assistant will provide Canada Management Team support with administrative tasks as part of the Office Management Team.
Key Responsibilities:
– Assist Canada Management in the achievement of all administrative files and special projects
– Maintain the Canada Management agenda and contacts up-to-date at all time
– Coordinating and organizing visits from international senior leadership
– Liaising with other executive assistants across all regions
– Book Business Trips for Canada management and provide back-up within the administrative pool including receptionist functions
– Produce, complete and prepare various reports for Canada, NY and Paris offices
– Writing and editing of correspondence, internal document and presentation
– Overseeing the operation and maintenance of the filing system as well as keeping filing up-to-date and accurate (general and administration files)
– Contribute to event organizations, communication and employee initiatives
Required Qualifications:
– 4+ years’ experience in a relevant environment
– Post secondary education
– High knowledge of Microsoft Suite tools: Word, Excel, Power Point and Visio
– High sense of organization and attention to details
– Takes initiative to improve organization and efficiency of processes and procedures
– Requires little supervision and ability to work under a changing and stressful environment
– Ability to communicate effectively, verbally and written in French and English (You will need to service Anglophone clients and work with Anglophone colleagues)
– Professional and confidential skills
– Knowledge of other computer software an advantage
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Titre du poste : Assistant(e) exécutif(ve)
Résumé du poste:
Crédit Agricole CIB Canada recherche un(e) candidat(e) dynamique pour être l’assistant(e) exécutif(ve) de l’équipe de gestion du Canada.
Crédit Agricole CIB Canada ( « CACIB Canada ») fait partie du groupe Crédit Agricole, une institution financière internationale.
CACIB Canada possède une équipe commerciale d’environ 20 employés basés à Montréal et à Toronto qui travaillent avec notre réseau international et nos lignes de produits pour soutenir les grands clients canadiens dans leur développement international.
CACIB Canada héberge une plateforme informatique et opérationnelle comprenant plus de 200 employés et consultants qui supportent les opérations de soutien des Amériques.
L’équipe de direction de CACIB Canada est composée de 10 dirigeants représentant les services commerciaux, les finances, les ressources humaines, le service juridique, les services informatiques et les opérations.
Dans ce rôle, l’assistant(e) exécutif(ve) apportera son soutien à l’équipe de gestion du Canada en effectuant des tâches administratives dans le cadre de l’équipe de gestion du bureau.
Responsabilités principales :
– Assister la direction du Canada dans la réalisation de tous les dossiers administratifs et projets spéciaux.
– Maintenir l’agenda et les contacts de la direction du Canada à jour en tout temps.
– Coordonner et organiser les visites des dirigeants internationaux.
– Assurer la liaison avec les autres assistants exécutifs dans toutes les régions.
– Réserver les voyages d’affaires pour la direction du Canada et fournir un soutien administratif, y compris les fonctions de réceptionniste.
– Produire, compléter et préparer divers rapports pour les bureaux du Canada, de New York et de Paris.
– Rédiger et réviser la correspondance, les documents internes et les présentations.
– Superviser le fonctionnement et la maintenance du classement ainsi que la mise à jour et l’exactitude du classement (dossiers généraux et administratifs).
– Contribuer à l’organisation d’événements, à la communication et aux initiatives des employés.
Qualification Requises :
– 4+ ans d’expérience dans un environnement pertinent
– Éducation postsecondaire
– Connaissance approfondie des outils de la suite Microsoft : Word, Excel, Power Point et Visio
– Sens élevé de l’organisation et attention aux détails
– prend l’initiative d’améliorer l’organisation et l’efficacité des processus et des procédures
– Peu de supervision et capacité à travailler dans un environnement changeant et stressant.
– Capacité à communiquer oralement et par écrit en français et en anglais (vous devrez servir des clients anglophones et travailler avec des collègues anglophones).
– Aptitude au professionnalisme et à la confidentialité
– La connaissance d’autres logiciels informatiques est un avantage.