Coordonnateur Administratif

Job Description

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Nous recherchons un coordonnateur administratif pour rejoindre notre quipe lectrique ! Vous jouerez un rle cl en aidant nos quipes de projet raliser des travaux qui faonnent les communauts et stimulent l'innovation. En grant les tches administratives quotidiennes, en coordonnant la communication et en traitant les documents importants lis aux projets, vous contribuerez maintenir les projets sur la bonne voie. Si vous tes organis, proactif et l'aise avec les outils de projet, c'est une excellente occasion de btir votre carrire au sein d'une entreprise qui valorise la collaboration et la qualit.

Ce poste est bas Ottawa, en Ontario..

En tant que coordonnateur administratif, vous serez charg de :

Fournir un soutien administratif quotidien aux chefs de projet et aux quipes de chantier.
Organiser des runions, mettre jour les calendriers des projets, suivre les livrables cls et rdiger les comptes rendus de runion.
Grer les documents lis aux projets, tels que les demandes d'informations, les soumissions, les ordres de modification et les instructions de chantier.
Maintenir les systmes de classement numrique (tels que Procore et SharePoint) organiss et jour, en veillant ce que les documents soient correctement partags et contrls.
Grer la communication quotidienne avec les quipes internes, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants ; surveiller les botes de rception partages et assurer le suivi si ncessaire.
Aider l'achat en prparant les bons de commande, en coordonnant avec les fournisseurs, en assurant le suivi des stocks et en enregistrant les marchandises reues.
Travailler avec les fournisseurs pour confirmer les livraisons et s'assurer qu'elles respectent les rgles d'accs au site et de conformit.
Aider la gestion du temps, la facturation et au suivi des dpenses.
Tenir jour les registres de scurit, aider planifier les runions de scurit et s'assurer que les exigences du site sont respectes.
Soutenir l'intgration et le dpart des membres de l'quipe ; tenir jour les dossiers du personnel et aider organiser les formations.
Utiliser les outils du projet (par exemple, Procore, SharePoint, Excel) pour grer les donnes, suivre les indicateurs et rsoudre les problmes systme de base.
Grer les stocks de fournitures de bureau, coordonner les besoins en quipement et aider la signalisation du site et la planification des vnements.

Qualifications

Au moins 2 ans d'exprience dans des fonctions administratives ou de coordination de projets, de prfrence dans le secteur de la construction ou dans des secteurs connexes.
tre ligible et l'aise pour obtenir une habilitation de scurit de niveau III (Secret).
Solides comptences organisationnelles, capacit mener plusieurs tches de front et tablir des priorits dans un environnement dynamique.
Exprience dans les domaines de l'approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et des approvisionnements, et de l'aide la planification d'vnements.
Matrise de Microsoft Office et connaissance des outils de gestion de projet tels que Procore et SharePoint.
Excellentes comptences en communication crite et orale ; souci du dtail et solides comptences en matire de tenue de dossiers.
Comprhension de base des processus de facturation, de suivi des dpenses et de gestion du temps.
La connaissance de la documentation et de la conformit en matire de scurit est un atout.
Capacit travailler de manire indpendante et collaborative, avec professionnalisme dans le traitement des informations sensibles.
Une exprience dans le soutien du personnel de terrain et de bureau est prfrable.